구글처럼 미팅하기
October 2nd, 2006 by 라띠
“지긋지긋하다”라는 말이 먼저 떠오르는 회의. 한번 했다하면 마라톤 회의. 뒤죽박죽되는 개인 스케줄. 아무 생각없이 불려가서 멍하니 앉았다 나오는 회의. 회의를 끝내고도 여전히 텅빈 머리. 여전히 시도 때도 없는 회의 호출. 시간낭비, 자원낭비, 인재낭비… 낭비투성이 회의는 이제 바꿔야 하지 않을까.
일주일에 평균 70번의 미팅을 한다는 구글 검색부문 부사장, Marissa Mayer 가 말하는 성공적인 미팅을 위한 여섯가지 원칙을 살펴보자.
1. 핵심의제를 미리 정한다.
회의에서 다룰 내용을 미리 참석자들에게 알린다. 흔히들 아젠다(Agenda)라고 하는데 이 아젠다는 회의 참석자들에게 회의를 통해 달성되어야 할 목표를 명확히 해주는 역할을 한다.
2. 필기할 사람을 정한다.
필기할 사람을 정할 뿐 아니라, 필기 내용이 프로젝터에 표시되도록 한다. 잘못된 점이나 모순된 내용을 그 자리에서 즉시 바로잡기 위함이다. 기록된 내용은 회의 불참자에게 전달되고, 추후 활용을 위해 저장된다.
3. 짜투리 시간을 활용한다.
회의는 꼭 정해진 시간에 30분 이상 해야만 하는 것은 아니다. 꼭 회의할 문제지만 오랜 시간이 걸리지 않는 작은 주제는 짜투리 시간을 활용하는 것으로 충분하다. 큰 회의의 앞뒤 5~10분 혹은 업무중간의 짧은 시간을 활용하여 작은 미팅(micro-meeting)을 하면, 업무의 흐름이 끊기거나 시간이 낭비되는 것을 방지할 수 있다. 회의에도 융통성이 필요하다.
4. 근무시간을 지킨다.
너무 당연하고 기본적인 사항이다.(한국에선 아직 요원하다-_-;)
5. 정치를 지양하고, 데이터를 활용하라.
여러 옵션중에 한가지를 선택하는 회의의 경우, 개인적인 호불호 혹은 사내의 정치구도에 따라 선택여부가 결정되는 것이 아니라 철저히 데이터에 의한 판단을 중시한다. 단순이 ‘느낌이 좋다’ 식의 판단이 아니라, ‘10% 성능 개선 가능” 등의 명확한 판단 근거로 결정한다.
6. 시간을 정해놓고 한다.
구글의 모든 회의실에는 큼직한 타이머가 비치되어 있다. 회의가 시작되면 타이머가 카운트다운된다. 그만큼 타이트한 회의로 집중력을 높일 수 있고 각자의 스케줄을 유지할 수 있게 된다.
구글이라고 해서 그리 특별한 건 없다. 사실 대부분이 상식적인 내용이다. 하지만 아는 것과 아는 것을 제대로 실행하는 것은 별개의 문제다. 많은 회사들이 시간을 정해놓고 회의를 하겠지만, 이렇게 타이머를 카운트다운하며 회의하는 곳은 흔치않다. 게다가 구글의 타이머는 프로젝터의 대형 화면으로 남은 시간을 분 단위로 보여준다니 실제로 압박감을 느끼며 집중력있게 회의할 수밖에 없다. 특히 회의 필기 내용을 프로젝터로 모두가 보면서 하는 것은 기발한 아이디어다. 회의를 하면서 서로 이해했다고 생각하지만, 사실 서로 다르게 받아들이고 오해하는 경우가 얼마나 많은가. 구두 발언을 곧바로 활자로 옮기면서 그런 오해의 폭을 상당히 줄일 수 있다. 그리고 실제 회의 내용과 기록된 내용을 나중에 비교하면 많이 달라서 서로의 기대치가 어긋나는 경우도 얼마나 많은가. 구두 발언과 기록의 차이를 최소화하는 효과적인 아이디어다. 서로의 기대수준을 명확히 파악하는 것이 회의의 중요한 목적이 아닌가 말이다.(보통 막내가 회의 필기를 많이 하는데, 이런 식으로 하려면 어느 정도 내공있는 사람이 필기를 맡아야 할듯)
업무의 상당부분을 차지하는 회의. 모두가 구글과 똑같이 할 수는 없겠지만, 한번쯤 벤치마킹 해볼 필요는 있지 않을까.
